خرید عمده محصولات برای بسیاری از کارخانهها، شرکتهای تولیدی، کارگاهها و مجموعههای صنعتی بخش مهمی از فرآیند تأمین کالا است. زمانی که یک مجموعه بهصورت مستمر به محصولی نیاز دارد، خرید در حجم مناسب میتواند به مدیریت بهتر هزینهها و برنامهریزی تأمین کمک کند.
اما خرید عمده فقط به معنی سفارش تعداد یا حجم بالایی از یک محصول نیست. قبل از هر سفارش باید مشخص باشد چه محصولی، با چه مشخصاتی، چه مقداری و از چه تأمینکنندهای باید تهیه شود.
در این مقاله مهمترین نکاتی را که بهتر است قبل از خرید عمده محصولات در نظر بگیرید بررسی میکنیم.
۱. ابتدا نیاز واقعی مجموعه را مشخص کنید
اولین قدم در خرید عمده، شناخت دقیق نیاز است.
قبل از استعلام قیمت بهتر است مشخص کنید محصول موردنظر چه مقدار مصرف دارد و در چه بازه زمانی به آن نیاز خواهید داشت.
برای مثال، اگر یک کارخانه هر ماه مقدار مشخصی استرچ پالت، تسمه بستهبندی یا چسب مصرف میکند، باید میزان مصرف ماهانه و موجودی فعلی مشخص باشد.
این اطلاعات به شما کمک میکند مقدار سفارش را منطقیتر تعیین کنید.
قبل از استعلام این موارد را مشخص کنید:
- میزان مصرف ماهانه
- میزان مصرف سالانه
- موجودی فعلی
- مقدار مورد نیاز
- زمان مورد نیاز برای مصرف
- فضای موجود در انبار
۲. مشخصات محصول را دقیق بنویسید
یکی از مهمترین اشتباهات در خرید عمده، استعلام گرفتن فقط با نام محصول است.
برای مثال «استرچ»، «تسمه»، «نایلون»، «کارتن» یا «چسب» بهتنهایی مشخصات کافی برای یک استعلام صنعتی نیستند.
بسته به نوع کالا، باید مواردی مانند جنس، ابعاد، ضخامت، وزن، رنگ، گرید، استاندارد و سایر مشخصات مورد نیاز مشخص شوند.
هرچه درخواست خرید دقیقتر باشد، تأمینکنندگان نیز میتوانند پیشنهاد دقیقتری ارائه کنند.
۳. مقدار سفارش را با دقت تعیین کنید
در خرید عمده، مقدار سفارش مستقیماً روی قیمت و شرایط خرید تأثیر میگذارد.
قبل از سفارش باید بدانید محصول بر اساس چه واحدی عرضه میشود:
- عدد
- کیلوگرم
- رول
- بسته
- کارتن
- پالت
همچنین باید حداقل مقدار سفارش تأمینکننده را نیز بررسی کرد.
خرید بیش از نیاز میتواند باعث خواب سرمایه و افزایش هزینه نگهداری شود و خرید کمتر از نیاز نیز ممکن است دفعات سفارش و هزینه حمل را افزایش دهد.
۴. فقط به پایینترین قیمت توجه نکنید
در خرید عمده، پایینترین قیمت همیشه به معنی بهترین پیشنهاد نیست.
ممکن است دو تأمینکننده قیمتهای متفاوتی ارائه کنند، اما محصولات آنها از نظر ضخامت، وزن، جنس، کیفیت یا شرایط تحویل یکسان نباشد.
بنابراین ابتدا باید مطمئن شوید پیشنهادها از نظر مشخصات فنی قابل مقایسه هستند.
بعد از آن میتوان قیمت را در کنار کیفیت و سایر شرایط بررسی کرد.
۵. قیمت نهایی را بررسی کنید
قیمت اعلامشده محصول تنها یکی از بخشهای هزینه خرید است.
برای مقایسه بهتر پیشنهادها باید مواردی مانند:
- قیمت محصول
- هزینه حمل
- مالیات و ارزش افزوده
- هزینه بستهبندی
- شرایط بارگیری
- محل تحویل
- شرایط پرداخت
را نیز در نظر گرفت.
گاهی یک پیشنهاد با قیمت واحد پایینتر، به دلیل هزینه حمل یا شرایط دیگر، در نهایت هزینه بیشتری برای خریدار ایجاد میکند.
۶. کیفیت محصول را قبل از سفارش عمده بررسی کنید
اگر قرار است حجم زیادی از یک محصول خریداری شود، بررسی کیفیت اهمیت بیشتری پیدا میکند.
در صورت امکان میتوان قبل از سفارش اصلی، نمونه محصول را بررسی کرد یا مشخصات فنی و مدارک کیفی مربوط به کالا را دریافت نمود.
نوع بررسی به محصول بستگی دارد. برای برخی محصولات نمونه فیزیکی اهمیت دارد و برای برخی دیگر مشخصات فنی و استانداردها معیار مهمتری هستند.
۷. تأمینکننده را فقط بر اساس قیمت انتخاب نکنید
تأمینکننده مناسب باید علاوه بر قیمت رقابتی، توانایی تأمین محصول موردنیاز را نیز داشته باشد.
مواردی مانند سابقه فعالیت، توان تأمین، کیفیت ثابت، زمان تحویل و پاسخگویی میتوانند در انتخاب تأمینکننده اهمیت داشته باشند.
بهخصوص اگر محصولی بهصورت مستمر مصرف میشود، بهتر است امکان تأمین مجدد آن نیز بررسی شود.
۸. زمان تحویل را از ابتدا مشخص کنید
برای بسیاری از مجموعههای صنعتی، زمان تحویل کالا اهمیت زیادی دارد.
اگر یک محصول برای ادامه تولید یا بستهبندی ضروری باشد، تأخیر در تحویل میتواند برنامه تولید را تحت تأثیر قرار دهد.
قبل از سفارش بهتر است درباره:
- موجودی کالا
- زمان آمادهسازی
- زمان بارگیری
- زمان ارسال
- محل تحویل
با تأمینکننده هماهنگ شود.
۹. شرایط پرداخت را بررسی کنید
شرایط پرداخت نیز یکی از عوامل مهم در خرید عمده است.
بسته به نوع محصول و توافق با تأمینکننده، شرایط پرداخت میتواند متفاوت باشد.
قبل از نهایی کردن سفارش باید مشخص شود چه مقدار پیشپرداخت لازم است و تسویه در چه زمانی انجام خواهد شد.
این موضوع به مدیریت بهتر نقدینگی مجموعه کمک میکند.
۱۰. ظرفیت و شرایط نگهداری کالا را در نظر بگیرید
قبل از خرید حجم بالا باید مطمئن شوید فضای مناسب برای نگهداری کالا وجود دارد.
برخی محصولات بستهبندی مانند کارتن، پالت و برخی انواع نایلون حجم زیادی اشغال میکنند.
همچنین باید شرایط نگهداری کالا مانند رطوبت، نور، دما و نحوه چیدمان نیز بررسی شود.
خرید عمده زمانی منطقی است که هزینه و شرایط نگهداری آن نیز قابل مدیریت باشد.
۱۱. چند پیشنهاد را با یکدیگر مقایسه کنید
برای خرید عمده بهتر است در صورت امکان از چند تأمینکننده استعلام گرفته شود.
اما مقایسه زمانی ارزشمند است که همه تأمینکنندگان بر اساس مشخصات یکسان قیمت بدهند.
برای مثال اگر از سه تأمینکننده برای یک محصول قیمت میگیرید، باید مشخصات فنی، مقدار سفارش و محل تحویل برای هر سه یکسان باشد.
در این صورت میتوان مقایسه دقیقتری انجام داد.
۱۲. خرید عمده همیشه به معنی خرید بیشتر نیست
یکی از باورهای اشتباه این است که هرچه حجم خرید بیشتر باشد، خرید اقتصادیتر است.
در واقع مقدار مناسب خرید به عوامل مختلفی بستگی دارد.
اگر مصرف کالا پایین باشد، خرید بیش از نیاز ممکن است باعث خواب سرمایه شود.
بنابراین بهتر است مقدار خرید بر اساس:
میزان مصرف + قیمت + فضای انبار + هزینه حمل + برنامه تأمین
تعیین شود.
۱۳. برای محصولات پرمصرف، تأمینکننده جایگزین داشته باشید
اگر یک محصول برای فعالیت مجموعه ضروری است، وابستگی کامل به یک تأمینکننده میتواند ریسک ایجاد کند.
ممکن است تأمینکننده اصلی به دلیل افزایش تقاضا، کمبود مواد اولیه، مشکلات تولید یا حملونقل نتواند سفارش را در زمان موردنیاز تحویل دهد.
داشتن چند گزینه تأمین معتبر میتواند ریسک توقف یا تأخیر در تأمین را کاهش دهد.
۱۴. قبل از سفارش، سؤالهای مهم را از تأمینکننده بپرسید
قبل از نهایی کردن خرید عمده بهتر است سؤالهای اصلی پاسخ داده شوند:
- محصول دقیقاً چه مشخصاتی دارد؟
- حداقل مقدار سفارش چقدر است؟
- قیمت تا چه زمانی معتبر است؟
- زمان تحویل چقدر است؟
- هزینه حمل با چه کسی است؟
- شرایط پرداخت چگونه است؟
- آیا امکان تأمین مجدد وجود دارد؟
- آیا نمونه یا مشخصات فنی قابل ارائه است؟
پاسخ به این سؤالها میتواند از بسیاری از اختلافات و هزینههای پیشبینینشده جلوگیری کند.
۱۵. قبل از خرید عمده، همه اطلاعات را یکجا مقایسه کنید
برای تصمیمگیری بهتر میتوانید پیشنهادهای مختلف را در یک جدول قرار دهید.
| معیار | تأمینکننده ۱ | تأمینکننده ۲ | تأمینکننده ۳ |
|---|---|---|---|
| مشخصات محصول | |||
| قیمت | |||
| حداقل سفارش | |||
| زمان تحویل | |||
| هزینه حمل | |||
| شرایط پرداخت | |||
| توان تأمین | |||
| سابقه و اعتبار |
این روش باعث میشود انتخاب تأمینکننده فقط بر اساس یک عدد انجام نشود.
آلور چه نقشی در خرید عمده محصولات دارد؟
آلور تولیدکننده، فروشنده یا مالک محصولات نیست.
آلور یک بستر برای معرفی محصولات و ایجاد ارتباط میان تأمینکنندگان و خریداران صنعتی است.
تأمینکنندگان میتوانند محصولات و توانمندی خود را در آلور معرفی کنند تا خریداران صنعتی راحتتر با گزینههای موجود آشنا شوند.
از طرف دیگر، خریدار صنعتی میتواند نیاز خود را اعلام کند. در این حالت آلور میتواند با بررسی شبکه تأمینکنندگان خود، گزینههای مناسب را پیدا کرده و اطلاعات و پیشنهادهای دریافتی را در اختیار خریدار قرار دهد.
در صورت توافق، امکان ارائه پیشنهاد قیمت یا پیشفاکتور از طرف تأمینکننده مربوطه نیز وجود خواهد داشت.
بنابراین نقش آلور این است که مسیر ارتباط بین خریدار صنعتی و تأمینکننده مناسب را سادهتر و سریعتر کند؛ نه اینکه خود را بهعنوان تولیدکننده یا فروشنده کالا معرفی کند.
چکلیست قبل از خرید عمده
قبل از نهایی کردن خرید، این موارد را بررسی کنید:
- مشخصات دقیق محصول مشخص شده است.
- مقدار مورد نیاز مشخص شده است.
- مصرف و موجودی فعلی بررسی شده است.
- قیمت چند تأمینکننده مقایسه شده است.
- کیفیت محصول بررسی شده است.
- هزینه حمل مشخص شده است.
- زمان تحویل مشخص شده است.
- شرایط پرداخت مشخص شده است.
- ظرفیت انبار بررسی شده است.
- امکان تأمین مجدد بررسی شده است.
- اعتبار تأمینکننده بررسی شده است.
- قیمت نهایی خرید محاسبه شده است.
جمعبندی
قبل از خرید عمده محصولات، تنها به دنبال پایینترین قیمت نباشید. یک خرید مناسب زمانی شکل میگیرد که مشخصات محصول، مقدار سفارش، کیفیت، قیمت نهایی، هزینه حمل، زمان تحویل، شرایط پرداخت و توان تأمینکننده در کنار یکدیگر بررسی شوند.
همچنین بهتر است مقدار خرید با مصرف واقعی و ظرفیت انبار هماهنگ باشد تا سرمایه مجموعه بیش از نیاز در موجودی کالا درگیر نشود.
در نهایت، اگر پیدا کردن تأمینکننده مناسب یا دریافت چند پیشنهاد برای یک محصول زمانبر است، میتوان از یک بستر تخصصی مانند آلور برای پیدا کردن تأمینکنندگان، معرفی محصولات و دریافت گزینههای تأمین استفاده کرد.